🎯 Wat zijn de belangrijkste doelen en taken van een interne communicator?
🛠️ Welke instrumenten worden gebruikt om deze taken en doelen te bereiken?
📈 Welke trends zijn er op dit gebied?

In deze blog ontmoeten we Dirk Hye, interne communicatie expert en docent aan de APhogeschool om deze vragen te beantwoorden.

 

Wat zijn de doelstellingen van een interne communicatiestrategie?

Interne communicatie heeft verschillenden doelstellingen. De makkelijkste doelstelling is het faciliteren van het werkproces. Wanneer je gaat werken moet je weten wat je moet doen, welke taken je krijgt en met wie je moet samenwerken. De tweede doelstelling is ervoor zorgen dat er in de organisatie zoveel mogelijk kennis met elkaar gedeeld wordt. Er zijn ongelooflijk veel mensen met een expertise binnenin een bedrijf. Je moet ze natuurlijk wel allemaal weten zijn. Enkel dan zal je optimaal resultaat hebben.

En volgens mij is de belangrijkste doelstelling ervoor zorgen dat de medewerkersbetrokkenheid goed zit. Zorgen dat mensen verbonden zijn met de organisatie. Informele communicatie heeft hier een groot belang bij. Natuurlijk valt hieronder ook het motiveren van medewerkers.

Corona heeft een ongelooflijk zware impact gehad. En hierdoor is het de eerste keer in de geschiedenis dat bedrijven interne communicatie au-serieux aan het nemen zijn. Van de ene dag op de andere moesten mensen van thuis werken. En de enige link die er was om al de medewerkers te informeren, was de interne communicatie. Corona en het massaal verplichten van telewerk heeft veel bedrijven laten voelen dat er nog veel moet gewerkt worden aan de betrokkenheid tussen de organisatie en de medewerker.

Om hier een voorbeeld voor te geven. Wat veel studenten hebben ervaren tijdens deze lockdowns, is het gevoel van alleen zijn. Studenten zagen de medestudenten niet meer, ze misten het studentenleven. Ze misten de betrokkenheid met school. Dit zijn momenten wanneer je de medewerkersbetrokkenheid (de verbinding) moet vergroten. Anders raken we de interesse kwijt en nadien ook de studenten (werknemers).

Wat zijn de belangrijkste taken die een communicatieadviseur heeft?

Een interne communicatieadviseur speelt tegenwoordig drie rollen. 75% van de tijd zijn ze bezig met het produceren van materiaal. Dat betekent teksten schrijven voor het intranet, personeelsmagazine maken, personeelsfeest organiseren, teambuilding organiseren, … Natuurlijk moet een interne communicator meer doen dan dit. Het komt vaker en vaker voor dat ze zich ook moeten ontwikkelen als coach. Ze coachen middenkaders en bedrijfsleiders in hoe zij nu precies moeten communiceren tijdens een feedbackgesprek, teambuilding, vergadering, …

Last but not least zijn het ook ontwikkelaars van missies, visies, strategies en alles dat antwoord geeft op de vraag “Waar gaan we eigenlijk naartoe?”.

Welke tools zijn beschikbaar om interne communicatie uit te voeren?

Er zijn ontzettend veel tools. Je hebt bijvoorbeeld verschillende persoonlijke communicatietools, schriftelijke tools, audio-visuele tools en digitale tools. Als interne communicator is het jouw verantwoordelijkheid om voor de ideale communicatie-mix te zorgen. Je moet de communicatietools aanpassen aan het publiek dat je wilt bereiken.

Bijvoorbeeld hoe het niet moet:

• Een laaggeletterde bereiken met een dikke manual.
• Een poster ophangen in het hoofdkantoor als de medewerkers bijna altijd op de baan zijn.

Ook geloof ik in de comeback van de print media. Ik zie dat bepaalde bedrijven die tien jaar geleden overgestapt waren van papieren versie van hun personeelsmagazine naar een digitale versie, nu weer overschakelen naar papiere versies. Deze keuze is gemaakt omdat er opgemerkt werd dat de digitale nieuwsbrieven verdwenen in de digitale informatie overload. En zo een papieren versie dat brengt rust.

Hoe wordt communicatie beoordeeld? Wat zijn de KPI’S?

Iedereen kent het motto: meten is weten. Er is een onderscheid tussen output en outcome. Output is checken hoeveel mensen dit blad gelezen hebben. Met andere woorden de reach. De outcome gaat dan weer na hoeveel mensen het effectief gelezen en begrepen hebben.

Voor de interne communicatie is de outcome super belangrijk. Je moet weten hoeveel mensen jouw bericht gelezen hebben maar vooral wie ook daadwerkelijk jouw boodschap begrepen heeft.  Sommige meetinstrumenten die hiervoor bestaan zijn reeds ontwikkeld, andere bevinden zich nog in de kinderschoenen.

Zijn er interne communicatiecampagnes die indruk hebben nagelaten?

Jazeker! Dit was een interne communicatiecampagne van de VDAB. Mensen lieten ’s nachts altijd hun computer op sluimerstand. Dit kost het bedrijf natuurlijk geld. Dus ze besloten hiervoor actie te ondernemen. De VDAB lanceerde de vraag om de PC met vertrek uit te schakelen. De weinigen die dit deden, zagen de volgende ochtend een Chokotoff op hun bureau liggen. Toen de directie aankondigde deze actie opnieuw te lanceren, was de succesratio bijzonder groot. Zo goed als de hele organisatie werd beloond met een Chokotoff. Je moet dus niet per se veel geld uitgeven om het gedrag van mensen te veranderen.

Zullen er komende jaren veel veranderingen komen op basis van werknemer/werkgever relatie? Welke trends of uitdagingen zullen bedrijven hoogstwaarschijnlijk meemaken?

Ik denk dat de belangrijkste en grootste trend de digitalisering is. Maar pas op. Deze trend brengt direct een grote uitdaging met zich mee: de verandering. De wereld verandert enorm snel. Soms zelfs té snel voor de medewerkers. De begeleiding van verandering in het bedrijf zal dus goed moeten zitten. Anders zal er weerstand ontstaan. Een andere uitdaging die bedrijven onder ogen zullen komen, zullen de verschillende generaties op de werkvloer zijn. Veel mensen zien het verschil tussen generaties als een obstakel. De uitdaging ligt dus in het vinden van de verbintenis tussen deze generaties in plaats van te kijken naar de dingen die ze scheidt.